Archival igbasilẹ isakoso agbari: GOST, ilana, awọn iwe aṣẹ, ofin. Itọnisọna fun archival igbasilẹ isakoso

Archival igbasilẹ isakoso ofin ni awọn bọtini awọn ibeere lati ṣiṣẹ pẹlu awọn ogbe ati awọn ohun elo ko lowo ninu awọn ti isiyi akitiyan ti awọn ile-. Wọn ti wa ni gbekale ni ibamu pẹlu awọn bayi ilana ilana, ilana dopin processing, akopo ati ibi ipamọ ti alaye. Key awọn ofin lo ninu awọn ilana ti awọn tosaaju Standard fun archival Records Management. Nigbati drafting wọn sinu iroyin advancements ninu awọn lilo ti imo ati to ti ni ilọsiwaju alaye ọna ẹrọ. Ro tun ni igba ti archival igbasilẹ isakoso.

isẹlẹ

Awọn Itọsọna fun archival igbasilẹ isakoso waye lati ijoba. Wọn ti wa ni tun ti beere fun owo npe ni awọn orisi ti ise. Ni pato, awọn ofin waye ninu awọn apa ti awọn apejuwe, ìforúkọsílẹ, itoju ati lilo ti awọn iwe aṣẹ ti archival inawo ti awọn Russian Federation, tọka si ipinle ini.

Subdivisions ti katakara, ṣiṣẹ pẹlu fiimu, phonographic, fidio, awọn fọto, maapu, aisan ati ọna ẹrọ, telemetry alaye, ijọba awọn ipese ṣeto jade ni iseto ati iroyin.

Awọn ojuse ati awọn ọtun lati dagba ajo ninu awọn pamosi fun awọn ibùgbé ibi ipamọ ti awọn iwe aṣẹ ti awọn RF AF pese awọn igba ti sectoral ofin (lati 1993), awọn ipo (lati 1994 ati 1998, lẹsẹsẹ.). Awọn ilana ilana dagba awọn ofin isẹ ti agbegbe pataki. Kà awọn ofin ma ko waye lati awọn iwe aṣẹ, awọn iṣẹ ti o ti wa ofin nipa awọn Federal Law № 5485-1 ati Presidential aṣẹ № 1203 lati 30.11.1995, awọn

Ipari

O ti wa ni a ifinufindo replenishment ti awọn itan mimọ ti awọn kekeke sipo. Kíkó pẹlu ti npinnu:

1. Awọn orisun.
2. Tiwqn ti ohun elo lati wa ni gba.

Gẹgẹ bi ara ti yi aṣayan iṣẹ-ṣiṣe ti wa ni tun ti gbe jade taara gbigbe ti iwe si awọn pamosi. Bi orisun ni o wa:

1. kekeke sipo.
2. Ti ara eniyan.
3. Leyin be.

Awọn tiwqn ti awọn ohun elo

fun archival igbasilẹ isakoso ẹkọ kn ti akomora ni ošišẹ igba die (lori 10 years) igba ati ki o yẹ ipamọ. Tun ṣe akopọ alaye lori osise. Igba ibi ti awọn selifu aye ti kere ju 10 years, bi ofin, awọn pamosi ko ba wa ni ti o ti gbe. Wọn ti wa ni ti o wa ninu awọn ti o yẹ awọn ẹya ti awọn kekeke. Ni opin ti awọn selifu aye ti iru ohun ni o wa lati wa ni run. Awọn alaye ti olukuluku ohun kikọ silẹ ti wa ni zqwq ni ìbéèrè ti eni. Paradà, ti won ti wa ni rán si awọn State Archives fun yẹ akoonu. Awọn gbigbe yio tun ti wa ni ohun elo Enterprises ṣaaju ki o si liquidated leyin ẹya.

Archival igbasilẹ isakoso ati nomenclature

Ni aṣẹ abáni sise iṣẹ pẹlu kekeke alaye ohun elo, ṣe kan ifinufindo akojọ ti awọn igba miran. O si ti a npe ni nomenklatura. Ni awọn oniwe-Ibiyi tọkasi awọn selifu aye ti ohun elo. fun archival igbasilẹ isakoso Afowoyi prescribes awọn fun ni aṣẹ pipin lati se atẹle ati ki o dẹrọ iṣẹ ipese ni àkókọ ti awọn nomenclature. Ifinufindo akojọ Sin bi awọn igba fun awọn Ibiyi ti inventories ti alaye ohun elo ti o le yẹ ati ki o ibùgbé (soke to 10 years) ipamọ. Nomenclature jẹ tun kan pataki iṣiro iwe. O ti wa ni a lo fun awọn ìforúkọsílẹ ti igba ti awọn ibùgbé ipamọ, pẹlu a igba ti kere ju 10 years. Opin nomenclature systematization eni le ṣee lo nigba ti sese kaadi faili iṣe ṣe.

classification

Fifi archival igbasilẹ isakoso ti wa ni ti gbe jade lori mẹta orisi ti nomenclature:

1. Aṣoju.
2. Exemplary.
3. Olukuluku (fun a pato ile).

Ni igba akọkọ ti ipinnu awọn tiwqn ti awọn ohun elo ti ipilẹṣẹ ni iru ajo. Standard nomenclature ti wa ni ka lati wa ni a igbagbogbo iwe. Isunmọ systematization ipinnu awọn isunmọ tiwqn ti alaye ohun elo fun katakara ti o ti wa ni bo nipasẹ awọn oniwe-igbese, afihan Ìwé. O ni o ni a recommendatory ohun kikọ silẹ. Awon orisi ti systematization lo ninu awọn Ibiyi ti ẹni kọọkan ibiti ati ki o gbe sinu o lai ayipada.

igbaradi Awọn ẹya ara ẹrọ

Awọn iwe aṣẹ fun archival kekeke igbasilẹ isakoso systematized ni awọn ogun fọọmu ni ibamu pẹlu awọn nomenclature ti igbekale sipo. Awọn igbehin yẹ ki o wa gba ati ki o wole nipasẹ awọn olori.

Awọn nomenclature ti awọn kekeke ti wa ni ṣe ni gbogbo fọọmu. O ti wa ni initialed nipasẹ awọn ori ti awọn pamosi tabi awọn eniyan ni idiyele, wole nipa ori iṣẹ ipese tabi ẹya fun ni aṣẹ abáni. Nomenclature gbọdọ wa ni a fọwọsi nipasẹ awọn iwé Igbimo, ati ki o fọwọsi nipasẹ awọn director ti awọn ile-. Lẹhin ti rù jade awọn wọnyi ilana olori igbekale ipin awọn kekeke pese ohun jade ti awọn ti o yẹ ruju.

Awọn nomenclature fun odun to nbo akoso ninu awọn ti o kẹhin mẹẹdogun ti isiyi akoko. Harmonization ni ti gbe jade ni o kere 1 akoko ni 5 years. Ti o ba yi awọn be ati awọn iṣẹ ti awọn kekeke, titun kan nomenclature.

Awọn ilana fun compiling Affairs

Ibiyi ti a npe ni kikojọ ìgbésẹ ṣe ni ibamu pẹlu awọn nomenclature. Archival igbasilẹ isakoso agbari pẹlu awọn systematization ti alaye ni ibamu pẹlu awọn orukọ ninu awọn folda. Ko yọọda kikojọ ti àdáwòkọ adakọ ati Akọpamọ. Awọn imukuro ni o wa ga-iye awọn ọkọ ti. O ko gbọdọ gbe ni kan iwe folda lati wa ni pada.

Mimu archival gba maaki ni ošišẹ ti ni a ti ṣe si aarin mu ohun elo iṣẹ alaye ipese, ati ni a decentralized - mejeeji igbekale sipo, ki o si awọn loke pipin. Kikojọ wa ni ošišẹ ti labẹ awọn taara abojuto ti awọn enia lodidi fun aabo wa ti ipamọ media. Ti o ba wulo, o le wa lowo abáni ti awọn State Archive.

Key awọn ibeere

Archival igbasilẹ isakoso ti gbe jade ni ibamu pẹlu awọn ibeere ti ilana. Ni lara awọn folda pẹlu alaye ẹjẹ nilo lati pade awọn wọnyi ibeere:

1. Ohun elo fun ibùgbé ati ki o yẹ ipamọ ti wa ni pinpin lọtọ.
2. Awọn folda ti wa ni ọkan daakọ kọọkan ninu awọn iwe.
3. Awọn folda yẹ ki o wa bayi elo fun ọkan kalẹnda odun. Ti yi ilana, sibẹsibẹ, nibẹ ni o wa imukuro. Awọn wọnyi ni:

• ti ara ẹni awọn faili, eyi ti o ti wa ni akoso lori gbogbo iye ti awọn ti o yẹ abáni;
• ohun elo ati ki ẹya ti dibo duro igbimo pẹlu wọn, igbakeji awọn ẹgbẹ, regimented ni akoko ti apejọ;
• Iwe eko ajo, pa ati ki o ti ya ni a ile-iwe odun;
• tiata ohun elo, characterizing awọn akitiyan ti awọn akoko;
• itan, ati ki o bẹ lori.

Awọn folda gbọdọ jẹ kere ju 250 sheets ni a sisanra ti ko siwaju sii ju 4 cm.

Kikojọ ti Isakoso isẹ

Archival igbasilẹ isakoso nbeere systematization ti o yatọ si orisi ti alaye ẹjẹ. Awọn wọnyi pẹlu ro pe ati ki Isakoso isẹ. Wọn ti wa ni pinpin ni ibamu si awọn iru ati akoole ti awọn ohun elo:

1. Awọn ipese ti ilana ti a fọwọsi nipasẹ ilana isẹ, sise bi annexes. Wọn ti wa ni pinpin pọ. Ti o ba ti awọn ipese, ilana, ìlànà ti a fọwọsi bi lọtọ isẹ, systematize wọn ni olukuluku igba.
2. Ibere ati ipinu ti awọn ti o ga ẹya fun wọn imuse ti wa ni pinpin nipasẹ awọn agbegbe ti awọn kekeke.
3. Ibere o jọmọ si eniyan, systematized ni ibamu si awọn idaduro akoko. Pẹlu kan ti o tobi iwọn didun ti alaye ohun elo ṣànfani isẹ lori yatọ si mejeji ti awọn ile, ẹgbẹ lọtọ.
4. Ibere ni awọn bọtini agbegbe ti aṣayan iṣẹ-ṣiṣe ti wa ni systematized lọtọ lati iṣe on osise. Fun apẹẹrẹ, awọn aṣẹ ti archival igbasilẹ isakoso ti wa ni kanna folda, ati awọn ipinnu lati pade ti awọn ori ti pipin lodidi - lati miiran.
5. Ti a fọwọsi ifilelẹ lọ, iroyin, nkan, itemized awọn akojọ, eto ati bẹ lori. ti ya lọtọ lati wọn ise agbese.
6. Ipo ti awọn iwe aṣẹ ni ti ara ẹni awọn faili ti wa ni ti gbe jade ni ibere won ti wa ni gba.
7. Oju osise oya owo systematized ni lọtọ awọn folda. Wọn ti wa ni idayatọ ni labidi ibere.
8. Ẹdun ọkan, awọn didaba, ilu 'ẹdun ọkan nipa awọn akitiyan ti awọn ile-, igbasilẹ ti won ero ati imuse ti wa ni pinpin lọtọ lati ẹdun ti olukuluku fun ara ẹni ọrọ.
9. Systematics ti ikowe ti wa ni ti gbe jade ni a kalẹnda akoko ninu chronological ibere. Ninu apere yi, awọn idahun ti wa ni gbe lẹhin ti awọn ibeere. Ni irú ti isọdọtun ti ikowe lori kan pato koko, eyi ti o bẹrẹ ninu awọn ti tẹlẹ odun, awọn iwe aṣẹ to wa ni awọn folda ti isiyi akoko. Ninu apere yi tọkasi awọn Ìwé ti awọn ti tẹlẹ ọdún.

Ṣiṣe alaye ẹjẹ gba fun safekeeping

Archival igbasilẹ isakoso pese nọmba kan ti awọn ibeere fun igbekale sipo, ṣiṣẹ pẹlu iwe aṣẹ. Ṣiṣe awọn ẹjẹ le jẹ apa kan tabi pari. O da lori awọn ipamọ akoko. Full ìforúkọsílẹ ni ti gbe jade ni ọwọ ti ibùgbé iwe aṣẹ (lori 10 years), a yẹ akoonu, bi daradara bi iṣe on osise. O je:

1. Afipaalidipọ / Apapo folda.
2. Awọn Nọmba ti awọn sheets.
3. Loje soke ni iwe-ẹri.
4. Ibiyi ti abẹnu oja ti o ba wulo.
5. Ṣiṣe atunṣe si awọn alaye ti awọn ideri dì. Nwọn le fi ọwọ kan awọn orukọ ninu awọn kekeke, awọn ìforúkọsílẹ nọmba ti awọn folda, awọn iwọn ọjọ, ki o si bẹ lori.

Ohun elo fun ibùgbé ibi ipamọ, pẹlu a igba ti kere ju 10 years, kale ni apakan. Nítorí, ko ba gba laaye lati gbe jade ni systematization ti sikioriti ninu awọn folda, a kò kà awọn akojọ, ma ko ni le ti idaniloju aami.

nuances

Archival igbasilẹ isakoso - ohun aṣayan iṣẹ-ṣiṣe ninu eyi ti ojogbon pese ko nikan alaye nipa aabo ẹjẹ, sugbon o tun ni anfani lati ṣiṣẹ pẹlu wọn o yẹ ki awọn nilo dide. Lati yi opin, awọn iṣe seko awọn folda, ẹsun nipa mẹrin puncture ni a paali ideri. Wọn ti wa ni tun laaye lati dè considering awọn seese ti kika ọrọ, ipinnu, ọjọ ti visas ni gbogbo ogbe.

Ni igbaradi fun awọn kikojọ ti gbogbo awọn irin fasteners ti wa ni kuro. Ohun elo ti a ti pinnu fun yẹ ipamọ ati wa ninu paapa niyelori tabi unformatted isẹ ti wa ni ti o wa ninu awọn folda gated mẹta-àtọwọdá pẹlu awọn gbolohun ọrọ tabi ni pataki apoti.

Nigba ti bayi ni unclaimed awọn iwe aṣẹ ti a ti ara ẹni iseda (iṣẹ awọn iwe ohun, awọn kaadi, ologun awọn kaadi, bbl). Wọn ti wa ni fi ni kan lọtọ apoowe ati ki o fi ẹsun o si awọn iyokù ti awọn ohun elo. Ni opin ti awọn folda gbodo je bayi kan òfo dì-ẹri. Ni ibere ti awọn folda sutured fọọmu fun ti abẹnu oja. Lati rii daju aabo ati awọn aṣẹ ti akanṣe ti kọọkan dì ti iwe kà pẹlu Arabic numeral. Ofin yi ko ni waye si awọn iwe, ki o si jẹri fọọmu fun oja. Number ti wa ni fi ni ikọwe ni oke ni ọtun igun.

Dì-ẹrí

O ti wa ni ṣe ni ibamu si awọn ibere. O ni awọn ọrọ ati isiro:

1. Nọmba ti sheets pẹlu Nọmba.
2. Awọn nọmba ti ojúewé ti abẹnu oja.

Awọn dì-Ijẹẹri tun stipulates nomba pato. Ni pato, lati mọ boya nibẹ lẹtà atọka, sonu koodu, iwe awọn nọmba pẹlu glued fọto wà, ti o tobi kika ojúewé, ati bẹ lori. Ni afikun, lori awọn dì fihan niwaju titẹ sita brochures ninu awọn folda, ti o ba ti nwọn ti ko a ti samisi ni akọkọ Nọmba. Dì-ẹlẹri vised alakojo. Ọwọ ayipada ninu awọn ipo ati tiwqn ti awọn folda yẹ ki o wa ni samisi ninu rẹ pẹlu itọkasi si awọn ti o yẹ isẹ. O ti wa ni ko ba gba laaye ṣe dì-ẹrí lori awọn akọle iwe ti a folda tabi a net yipada ti awọn ti o kẹhin iwe ti awọn iwe ni o.

ti abẹnu oja

O ti wa ni akoso fun ipamọ ati iṣiro alaye awọn ohun elo ti akoko (lori 10 years) ati lemọlemọfún akoonu. Ti abẹnu oja bi compiled fun owo da nipa orisirisi ti iwe, oyè ti awọn ti awọn akoonu ti wọn ko ti sọ. Awọn fọọmu yẹ ki o mu data lori ni tẹlentẹle nọmba ti ku ni folda atọka, oyè, ọjọ, ati awọn iwe nọmba.

Fun abẹnu oja so Lakotan gba. O so ninu isiro ati awọn ọrọ awọn nọmba ti awọn iwe aṣẹ to wa ni o, bi daradara bi awọn nọmba ti sheets lara o. Endorses ti abẹnu oja alakojo. Ti o ba ti a folda ti wa ni owun tabi stapled lai fọọmu, awọn compiled akojọ ti wa ni so si inu ti ideri iwaju.

Ayipada ninu awọn tiwqn ti ohun elo yẹ ki o wa ni ninu awọn folda "Awọn akọsilẹ". Pataki ti o ntokasi si awọn yiyọ, rirọpo ti iwe awọn adakọ, pẹlu afikun awọn iwe aṣẹ kan ninu folda. Ni akoko kanna fi mọlẹ jo si awọn ti o yẹ isẹ. Ti o ba wulo, le ti wa ni akoso nipasẹ awọn titun titẹsi si dì summarizing ti abẹnu oja, bi daradara bi awọn akọle ti witnessing folda.